Аренда
Тонкости и нюансы сдачи в аренду компании собственного автомобиля руководителем
На практике очень распространена ситуация, когда руководитель или Собственник компании сдает собственный автомобиль «себе же» в аренду. И вот здесь очень часто допускаются самые распространенные ошибки, которые в последствии приводят к спорам и претензиям со стороны налоговых органов и начислениям штрафов и пеней:

  1. Отсутствие как самого договора аренды, так и акта приема передачи, при чем ГСМ и расходные материалы признаются в налоговом и бухгалтерском учете;
  2. Отсутствие путевых листов или ошибки в их оформлении;
  3. Отсутствие приказа о нормативах списания топлива;
  4. Организация, как налоговый агент, не удерживает НДФЛ с выплат руководителю и не перечисляет плату в бюджет.

И это перечень далеко не закрытый, если копнуть глубже будет еще к чему придраться в учете арендуемого имущества.
вопрос
Часто задают вопрос, как лучше использовать собственное транспортное средство? Сдавать его в аренду или выплачивать компенсацию руководителю за использование его личного транспортного средства?
Рассмотрим плюсы и минусы каждого из способов:
1
НДФЛ
Сдача в аренду авто: в том случае, если сделка по сдаче в аренду за весь период срока действия договора будет являться крупной, необходимо решение участников об одобрении сделки.

Крупной сделкой является тогда, когда цена сделки составляет 25 и более процентов балансовой стоимости активов общества.
Минус

Компенсация расходов руководителя: размер компенсации закрепляется в трудовом договоре и иных нормативных актах в организации и должен быть обоснован не смотря на то, что ограничений гражданским законодательством не предусмотрено.
Минус
2
Прибыль
Сдача в аренду авто: в целях налогообложения прибыли эти выплаты НЕ нормируются.
Плюс

Компенсация расходов руководителя: в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 1 200 рублей, свыше 2 000 куб. см - 1 500 рублей.
Минус
3
Обоснование расхода
Сдача в аренду авто: При условии их документального подтверждения, экономического обоснования и осуществления с целью извлечения дохода.
Минус

Компенсация расходов руководителя: для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы необходимо подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации.
Минус
Из чего делаем выводы, что при прочих равных, аренда авто все же выгоднее компенсации.

Так же довольно часто встречается на практике ситуация, при которой руководитель компании приобретает в личное использование автомобиль, оформляет его на компанию. Общество, в свою очередь, возмещает НДС, а при отсутствии в периоде возмещения налога налогооблагаемой базы и платежа налога в бюджет, как и при ее наличии, спора с налоговиками не избежать. И здесь важно иметь доказательства того, что автомобиль приобретен директором компании НЕ в личных целях, а использовался в деятельности компании.

О том, что это за доказательства, какими документами необходимо себя обезопасить как в случае приобретения транспортного средства, так и в случае его аренды или компенсации, обращайтесь за консультацией к нам (3822-90-84-63 или пишите на zapros@timeconsulting.ru).
Наши рекомендации
Рекомендуем добавить в договор информацию о том, на каком основании Арендодатель владеет переданным им автомобилем
1. Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник (Арендодатель) - собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов.

Учтите, что если автомобиль зарегистрирован на имя супруги работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;

2. Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

3. Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре как можно подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания.

4. При получении автомобиля по договору аренды нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Необходимо проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).

5. Для обоснования целесообразности расходов на аренду автомобиля и его эксплуатацию необходимо прописать в договоре с директором разъездной характер работы , но все это должно подтверждаться документально - поездки в командировки , по городу , и т.д. Все маршруты должны отражаться в путевом листе , обязательно указывать километраж, показания спидометра , и расход бензина для списания по нормам, разработанным самостоятельно или по инструкции Минтранса, иначе претензий не избежать. Вам придется доказывать, что автомобиль не используется в личных целях.

6. Оформление договора аренды и отнесение на расходы арендной платы, должно подтверждаться фактическим использованием в деятельности арендованного автомобиля.

С 1 марта 2019 года изменились правила оформления путевых листов
Напомним, что именно путевые листы являются доказательством того, что машина вами фактически эксплуатируется, т.е. используется в производственных целях. Если вы будете только перечислять плату за аренду и при этом у вас не окажется никаких подтверждающих документов, налоговые органы посчитают ваши расходы по аренде необоснованными и экономически неоправданными.

Самая значимая поправка - несколько поездок в разные рабочие дни или смены нельзя будет оформлять одним путевым листом.

Так раньше позволял делать нетранспортным компаниям Минфин. Главное, чтобы срок путевого листа не был больше месяца. Минтранс же выступал против: путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда в рейс с места постоянной стоянки.

По новым правилам путевые листы надо будет оформлять так:

- до начала рейса, если он продлится больше смены или рабочего дня водителя;
- до начала первого рейса, если за смену или рабочий день водитель делает один или несколько рейсов.

Кроме того, сведения о медосмотре теперь не нужно будет заверять штампом. Подписи медработника с указанием его фамилии и инициалов вполне достаточно.

Остальные правки можно назвать техническими. Например, уточнять, что вместо сведений о предрейсовом техосмотре в путевом листе могут быть указаны данные о предсменном техосмотре.

Предупредите об изменениях тех сотрудников, которые заполняют путевые листы. Прежде чем признавать расходы на ГСМ по документам, оформленным начиная с 1 марта, убедитесь, что они составлены по новым правилам. Это поможет избежать споров с налоговиками.
Задавайте свои вопросы, мы любим общаться с клиентами)

E-mail: zapros@timeconsulting.ru