Чек-лист
Чек-лист для руководителя по проверке партнера по бухгалтерскому учету
Руководитель не должен разбираться в тонкостях бухгалтерского учета и налоговой политики. Для этого у него есть профессионалы. Но как держать руку на пульсе?

Сегодня мы рассмотрим:
  1. Как понять, что твой бугалтер все делает правильно.
  2. На какие показатели компании необходимо обращать внимание?
  3. Как провести экспресс-проверку своего бухгалтера?
I. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку
В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить партнера по бухучету, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета с помощью специального отчета (в версии 8.3).

1. Для этого: - в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка»
Для этого: - в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка»
2. Установить период, за который необходимо сформировать отчет (например, с 01.01.19 по 30.06.19)
3. Выбрать проверяемую организацию из Справочника (если у вас их несколько)
4. В закладке «Показать настройки» поставить «V» в списке возможных проверок.
5. Нажать "Выполнить проверку".

Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:
Попросите вашего бухгалтера исправить ошибки или пояснить причины.

Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы.

Если ваш удаленный партнер отказывается показать вам базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки, либо путается в объяснениях – это повод провести более тщательную проверку!

Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе.

А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится или вы расторгнете договор на бухгалтерское сопровождение, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру/партеру, и наверняка придется восстанавливать учет.

Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки учетных данных, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии такой тест и держать руку на пульсе.
II. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи.
В большинстве случаев отчетность сдается электронно, через оператора ЭДО (электронного документооборота).

Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание: дата представления декларации, наименование декларации, вид (первичный или корректировочный), период, а также дата принятия налоговым органом и внизу квитанции электронно-цифровая подпись.

Отчетность и квитанции могут храниться как в печатном, так и в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве, к которому у вас есть доступ.
III. Проверить состояние расчетов с бюджетом
Для этого попросите вашего партнера по бухгалтерскому сопровождению запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату.

Это можно сделать в электронном виде путем отправки запроса через ЭДО.

Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.

Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.

Вам останется запросить пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета. При наличии задолженности в размере даже 1 копейки вам могут отказать в принятии заявки на участие в тендере или в получении кредитных продуктов. Поэтому запрашивайте такие справки регулярно, желательно не реже чем раз в квартал после сдачи квартальной отчетности.
IV. Проверьте наличие документов и состояние взаимных расчетов с самыми крупными контрагентами
Проверьте наличие оригиналов первичных документов (договор, товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам.

Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.

В идеале – хранить в электронном архиве документов в виде отсканированной копии. Все документы в папках должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный. Обязательно проводить и подписывать акты сверки с контрагентами (ежеквартально и на конец года), это подтверждает и отражение у контрагента всех документов в тех же суммах, и акты сверок требует ИФНС при проведении встречных проверок.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, то надо в сжатые сроки предоставить нужные документы и важно, чтобы они все у вас хранились в должном порядке.

Не забывайте на стадии заключения договора проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов, хотя бы по самым крупным.

Цель проверки - убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий. Налоговые органы уделяют особое внимание реальности выполнения сделки контрагентом, поэтому и вам нужно в первую очередь проверить его ресурсные возможности.

Запрашивайте у своего партнера по бухгалтерскому сопровождению по окончании отчетного периода (месяца) сформированный в 1С отчет «Акт инвентаризации расчетов с контрагентами», что позволит контролировать сверку расчетов с поставщиками и заказчиками, кассовый разрыв.
Если хотите удостовериться в том, что участок бухгалтерии работает и работает правильно, Тайм консалтинг рекомендует проводить внутренний аудит хотябы 1 раз в год.

Сторонний взгляд вседа лучше поможет увидеть недочеты и ошибки, которые допущены.
Закажите внутренний аудит бухгалтерии у Тайм консалтинг по номеру (3822) 90-84-63 доб. 125 и спокойно развивайте бизнес, не боясь штрафов и пеней за недостоверное ведение бухгалтерского учета.
Задавайте своим вопросы, мы любим общаться с нашими клиентами.
Пишите нам на zapros@timeconsulting.ru